Với sự biến đổi của khoa học công nghệ ngày nay, nhiều doanh nghiệp dần chuyển mình để bắt kịp xu hướng công nghệ 4.0. Bộ phận nhân sự và nhân viên cũng cần thành thạo phần mềm quản lý chấm công khi đi làm. Phần mềm CRM – Next CRM sẽ giới thiệu bí kíp thực hiện chấm công cho nhân viên một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng tìm hiểu ngay Top 9 phần mềm chấm công nhân viên phổ biến nhất Việt Nam mà các doanh nghiệp đang sử dụng phổ biến.

Chấm công là gì?

Chấm công là một nghiệp vụ quan trọng, không thể thiếu trong mỗi công ty. Chấm công đơn giản là một hoạt động khai báo về thời gian đi làm, giờ vào ca, lúc tan ca của nhân viên.

Việc chấm công sẽ giúp nhân sự, nhà quản lý tài chính, kế toán dễ dàng nắm rõ được số ngày và số giờ làm việc của tất cả cán bộ công nhân viên. Thông qua hình thức chấm công này, nhà quản lý sẽ biết được nhân viên của mình có đi làm đầy đủ và đúng ngày công của mình hay không.

Ngoài ra, việc chấm công cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc trả lương, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên trong doanh nghiệp. Phía nhân viên cũng có ý thức hơn trong việc thực hiện công việc cá nhân và có trách nhiệm với toàn thể công ty.

Một số hình thức chấm công phổ biến hiện nay
Hình thức chấm công bằng thẻ

Chấm công bằng thẻ giấy bằng cách: khi chấm công, nhân viên thực hiện đưa thẻ vào trong máy chấm. Hệ thống máy sẽ in các thông tin lên thẻ như: thông tin ngày, giờ chấm công. Thẻ giấy của nhân viên thường được chia thành 3 ca làm việc (sáng, chiều, tăng ca) tương ứng với 31 ngày. Trong các công ty sản xuất, chế biến, thông thường nhân viên phải mặc đồ bảo hộ, khử trùng, môi trường làm việc bụi bặm hoặc vân tay bị xước, dính bụi bẩn thì việc chấm công bằng thẻ giấy là một lựa chọn không tồi.

Ưu điểm:

+ Dễ dàng lắp đặt và sử dụng trên bàn làm việc hoặc những nơi thuận tiện cho việc quản lý thời gian, dễ dàng di chuyển. Không cần lấy dấu vân tay, tạo thẻ từ, lắp đặt đường điện, kết nối mạng.

+ Tính toán thuận tiện, nhanh chóng. Nhân viên có thể in thời gian trên thẻ giấy của họ bằng cách đưa chúng vào máy chấm. Máy in thao tác nhanh chóng.

+ Tiết kiệm chi phí vì chi phí các thiết bị này thường thấp hơn so với các thiết bị chấm công khác trên thị trường.

Phần mềm quản lý chấm công bằng thẻ từ

Trên mỗi thẻ từ đều được lưu mã số của nhân viên và thông tin yêu cầu. Chấm công bằng thẻ từ bằng cách. Khi chấm công, nhân viên rút thẻ qua đầu đọc thẻ. Dữ liệu nhập/ xuất được tự động lưu vào máy.

Ưu điểm:

+ Tiết kiệm thời gian: Nhân viên chỉ cần 2s để chấm công mỗi ngày. Điều này giảm thiểu thời gian chờ đợi của nhân viên đối với doanh nghiệp/ nhà máy có quy mô lớn.

+ Dễ dàng bảo quản: Thẻ từ được làm từ nhựa đặc thù nên dễ dàng bảo quản hơn thẻ giấy.

+ Hiệu quả cao: máy chấm được kết nối với hệ thống máy chính xác cho việc xử lý. Nhân sự có thể tổng hợp dữ liệu, nâng cao hiệu quả nhân sự.

+ Chính xác: Khi được cài đặt trên máy tính, công việc tổng hợp thông tin diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, gọn nhẹ. Những sai sót được hạn chế tối đa, tiết kiệm thời gian của nhân sự và nhân viên.

+ Linh hoạt: máy chấm bằng thẻ từ có thể tích hợp các hình thức chấm công khuôn mặt, chấm công vân tay,…

Hình thức chấm công bằng vân tay

Một trong những hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay đó là máy chấm công điện tử vân tay. Hình thức này được hiện thực hóa bằng cách ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay. Sử dụng công nghệ xử lý ảnh để nhận dạng cá nhân từ dấu vân tay của họ. Quy trình chấm công bằng vân tay được cấu trúc theo quy định của từng công ty, bao gồm thưởng và phạt tùy thuộc vào dữ liệu của người chấm công. Đây cũng là hình thức tồn tại rất phổ biến tại các văn phòng, công ty.

Ưu điểm:

+ Độ chính xác cao, hoạt động ổn định.

+ Hạn chế tình trạng gian lận chấm công khác.

+ Hình thức chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp. Thích hợp cho quy mô văn phòng làm việc.

+ Chi phí ban đầu rẻ so với thị trường. Chi phí in thẻ, giá thành máy chấm công không cao.

+ Tính linh hoạt hơn cho nhân sự trong việc trích xuất và tổng hợp dữ liệu để tính lương, quản lý và đánh giá nhân viên.

Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Ghi lại thời gian hiện diện dựa trên nhận dạng khuôn mặt. Hệ thống công nghệ sử dụng dữ liệu khuôn mặt được lưu trữ trước đó. Đây là hình thức chấm công hiện đại và cao cấp nhất hiện nay.

Ưu điểm:

+ Khắc phục được các lỗi như quên thẻ, hao mòn vân tay.

+ Hạn chế được tình trạng gian lận. Độ chính xác cao.

+ Tốc độ chấm công nhanh và hiệu quả

+ Không phát sinh thêm chi phí bên ngoài khi vận hành

+ Kết nối đồng bộ với máy tính và các thiết bị điện tử khác để dễ dàng tổng hợp, quản lý và xử lý dữ liệu

Hình thức chấm công bằng mống mắt

Hình thức chấm công bằng mống mắt là phương pháp sử dụng các thuật toán hình ảnh để xác định cấu trúc phức tạp và độc đáo của mắt người. Kể cả khi nhân viên đeo kính hoặc kính áp tròng. Hình thức theo dõi thời gian này sử dụng công nghệ nhận dạng mống mắt - Iris Recognition

Ưu điểm:

+ Độ chính xác tuyệt đối với công nghệ đo thời gian mới nhất hiện nay.

+ Tốc độ xử lý nhanh, đơn giản, dễ sử dụng.

+ Chế độ bảo mật cực tốt.

Các tính năng cơ bản của phần mềm chấm công nhân viên

Mỗi phần mềm chấm công đều có những đặc điểm nổi bật riêng. Cho dù phần mềm có khác biệt và cải tiến như thế nào thì hầu hết các phần mềm chấm công nhân viên đều có những tính năng cơ bản như sau:

Quản lý thời gian vào ca, tan ca chính xác theo thời gian thực (bằng vân tay, khuôn mặt….). Giảm thiểu trường hợp chấm công hộ.
Quản lý lịch sử ra vào của mỗi nhân viên.
Cung cấp hệ thống đệ trình, phê duyệt và ghi nhận ngày nghỉ, làm thêm giờ, du lịch...
Quản lý ca làm việc linh hoạt với các ca hành chính, ca sáng/trưa/tối, tăng ca, ca Lễ, Tết. Thống nhất lịch làm thêm giờ, lịch làm ca, lịch nghỉ của nhân viên...
Tự động trích xuất dữ liệu theo dõi thời gian từ đồng hồ bấm giờ và tự động ghi lại ngày nghỉ phép/ làm thêm giờ/ ngày làm việc trong bảng tóm tắt công việc…
5 lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm chấm công
Thực hiện quản lý chấm công từ xa

Trước đây, các thiết bị chấm công phải được sử dụng để cho phép nhân viên theo dõi thời gian của họ khi làm việc. Tuy nhiên, đối với những công ty có số lượng nhân viên lớn. Khi giờ làm việc bắt đầu, nhân viên phải xếp hàng chờ đợi. Dẫn đến nhiều trải nghiệm nhân sự tồi tệ. Hỗ trợ các ứng dụng theo dõi thời gian trên điện thoại. Chỉ cần sở hữu một chiếc điện thoại thông minh có kết nối mạng, nhân viên có thể tương tác trực tiếp với ứng dụng. Đây không chỉ là giải quyết các vấn đề về trải nghiệm người dùng. Đồng thời, người quản lý cũng có thể theo dõi nhân viên nào sớm hay muộn sẽ đến làm việc.

Giảm rủi ro bị mất bảng chấm công

Việc nhân viên hoặc người quản lý làm mất bảng chấm công là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Các tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn có thể dễ dàng bị mất nếu bạn vô tình xóa chúng, nhiễm vi-rút hoặc nếu máy tính của bạn đã cài đặt lại Windows và bạn chưa sao lưu dữ liệu của mình. Hệ thống ghi lại thời gian trực tuyến sau đó được lưu trữ trên đám mây, vì vậy dữ liệu của bạn luôn an toàn và có thể truy cập được. Nó cũng giúp theo dõi các thay đổi trong dữ liệu chuỗi thời gian dễ dàng hơn.

Cung cấp hệ thống thông tin cho doanh nghiệp/ công ty

Phần mềm quản lý chấm công nhân viên không chỉ ghi lại thời gian làm việc của mình mà còn giúp doanh nghiệp có một hệ thống chung để quản lý mọi thông tin làm việc của nhân viên. Và nhân viên cũng có thể check chéo công của nhau.

Đối với các công ty sản xuất thường có phương thức làm việc theo ca. Thì việc sử dụng hệ thống phần mềm chấm công là điều cực kỳ cần thiết và quan trọng. Khi thông tin được công khai, thể hiện được tính minh bạch. Bộ phận quản lý dễ dàng bao quát được thông tin làm việc của toàn bộ công nhân viên nhà máy mà không mất quá nhiều thời gian. Không phải bỏ ra nhiều thời gian để giải đáp thắc mắc khiếu nại cho từng người.

Hỗ trợ tính lương tự động

Nhập thủ công ngày làm việc, đi làm muộn hoặc nghỉ trái phép, thì việc tính toán bảng lương sẽ không đầy đủ và dễ xảy ra rủi ro và sai sót không mong muốn.

Phần mềm quản lý chấm công tích hợp với ứng dụng theo dõi thời gian có thể sử theo dõi trên điện thoại. Ghi lại ngày làm việc của nhân viên, ngày nghỉ phép, cập nhật lương tự động cuối tháng...

Tính chính xác và bảo mật cao

Một trong những ưu điểm của phần mềm quản lý chấm công trên điện thoại là độ chính xác cao, đảm bảo bảo mật dữ liệu cho người dùng. Ghi nhận số giờ làm thực tế có thể giảm thiểu các lỗi không cần thiết. Phần mềm tích hợp tính năng phân quyền quản lý theo cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp. Từ đó, người quản lý có thể cải tiến tính bảo mật của ứng dụng chấm công.

Nhìn chung, cách thức hoạt động kinh doanh của các công ty không giống nhau. Vì thế mà quy định chấm công và chính sách lương sẽ phụ thuộc nhiều vào giờ giấc làm việc, làm tăng ca của mỗi đơn vị doanh nghiệp. Bởi nhiều yếu tố khác nhau này mà nhiều đơn vị cần phải có một hệ thống giải pháp chấm công nhân viên để hỗ trợ trong quá trình quản lý.

Tăng sự hài lòng của nhân viên

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi bắt đầu triển khai hệ thống chấm công trực tuyến. Ban đầu nhân viên phản đối nhiều về vấn đề này nhưng dần họ cũng chấp nhập về phương thức chấm công này. Phát triển theo khoa học công nghệ, nên việc sử dụng phần mềm chấm công được coi là giải pháp tốt nhất hiện tại. Nhân viên cảm thấy quá trình chấm công thoải mái và nhanh chóng hơn và cảm thấy hài lòng hơn nhiều.


Nguồn: Nextcrm.vn

Các chủ đề cùng chuyên mục: